Slik oppretter du personlig masseemail ved hjelp av Mail Merge for Gmail
Mail-fletting er en funksjon som lar deg lage flere kopier av brev og e-postmeldinger for å sende til kontaktene dine. Hvert brev eller e-post kan inneholde både standard og tilpasset tilpasset innhold. Informasjonen du bruker for å tilpasse hvert brev eller e-post, hentes fra datakilden din som en kontaktliste.
Hvis du bruker Gmail som hoved e-postklient, er det ingen innebygd funksjon for sammenslåing av meldinger. Det finnes imidlertid en tilleggsfunksjon for brevfusjon tilgjengelig for Google-regneark som kobler til Gmail-kontoen din. Vi viser deg hvordan du bruker Mail Merge for Gmail med vedlegg tillegg til å tilpasse en batch av de samme e-postene og sende dem.
Installer Mail Merge for Gmail med tilleggsvedlegg
Før du installerer og bruker Add-on til Mail Merge, logger du deg på Gmail-kontoen du vil bruke.
Deretter installerer du tilleggsfunksjonen Mail Merge for Google Sheets.
Klikk Fortsette på La oss komme i gang dialogboksen for å gi tillatelsen til tilkobling av Mail Merge å kjøre.
De ulike tillatelsene som kreves av tillegget, er oppført. Klikk Tillate for å gi tillatelse til Mail Merge tillegg til å få tilgang til Gmail-kontoen din.
De Mail Merge - Komme i gang Guide skjermer. Klikk på X for å lukke dialogboksen.
Opprett flettemalen
Add-on til Mail Merge åpner en ny Untitled regneark i Google Sheets på en ny kategori.
Gå til Add-ons> Mail Merge With Attachments> Opprett Flett Mal.
En tom brevmeltingsmal er opprettet i Untitled regneark, som inneholder de obligatoriske kolonnene, som Fornavn, Etternavn, og Epostadresse.
Importer eller skriv inn kontaktene dine
Nå må du legge til kontaktene du vil bruke til dette regnearket. For å gjøre det, gå til Add-ons> Mail Merge With Attachments> Importer Google Kontakter.
Importere kontaktene dine er den raskeste måten å legge til dem. Men du kan også manuelt skrive inn informasjonen til mottakerne i regnearket.
Hvis du har bestemte grupper av mottakere, sender du batch-e-post til, kan du opprette grupper i Google Kontakter.
Velg gruppen som inneholder e-postadressene du vil bruke fra rullegardinlisten, og klikk Importer kontakter. Dialogboksen lukkes ikke automatisk, så klikk på X i øverste høyre hjørne av dialogboksen.
Legg til et vedlegg for en kontakt
Ett av elementene du kan tilpasse i hver e-post er vedlegget. Du kan legge ved en annen fil til hver e-post ved hjelp av en lenke til filen i Google Disk-kontoen din.
For å gjøre dette, åpne en ny kategori og logg inn på Google Disk. Last opp filen du vil legge til i e-posten. Du kan dra filen i nettleservinduet for å laste den opp.
Deretter høyreklikker du på den lastede filen og klikker Få delbar lenke.
I dialogboksen popup må du kontrollere at Link deling på skyvekontrollen er på (grønn).
Hvis koblingsdeling allerede er på, kopieres nettadressen automatisk når du velger Få delbar lenke. Hvis du ikke fikk se en melding om at koblingen ble kopiert til utklippstavlen, velger du nettadressen i dialogboksen og kopierer den.
Gå tilbake til Mail Merge-regnearket og lim inn URL-adressen i Filvedlegg kolonne for personen du vil sende denne filen til. Du kan sende en annen fil til hver kontakt i listen din.
Du kan også inkludere flere filer vedlegg vedlegg vedlegg, adskilt med kommaer.
Planlegg dato og klokkeslett for å sende e-posten
Kolonnen Planlagt data lar deg spesifisere en dato og klokkeslett for å sende e-posten, som kan være forskjellig for hver person.
For å planlegge en e-post, skriv inn ønsket dato og klokkeslett, ved hjelp av dd / mm / yyy hh: mm-format, i kolonnen Planlagt dato for ønsket kontakt.
For å sende e-postene umiddelbart når de er konfigurert, la cellene i kolonnen Planlagt dato være tom.
Legg til tilpasset innhold
I tillegg til standardfeltene som er inkludert i brevfusjonen, kan du legge til andre egendefinerte felt. Kanskje du vil legge til informasjon som hver mottakers e-postadresse og medlemsnummer. Du kan legge til kolonner i regnearket for å lagre den informasjonen.
For vårt eksempel skal vi legge til noe enkelt. I hver e-post ønsker vi å bruke mottakerens etternavn foran sin tittel (Herr, Fru eller Fru). Så, vi skal legge til en Tittel kolonne.
For å legge til en kolonne i fusjonsskjemaet, flytt musen over kolonneoverskriften i den siste fylte kolonnen. Klikk på pil ned-knappen som vises, og klikk deretter Sett inn 1 til høyre.
Klikk i den blå toppcellen og endre navnet på kolonnen til et passende navn. Du bruker dette navnet i e-postutkastet ditt i Gmail for å sette verdien inn i hver e-post senere.
Deretter angir du riktig verdi for hver kontakt i cellene under kolonneavnet.
Opprett e-postdokumentet i Gmail
Nå er det på tide å opprette e-postutkastet du vil sende til kontaktene i samleobjektet ditt, og bruk variable felt for å tilpasse hver e-post.
Åpne en ny kategori og logg inn på samme Gmail-adresse som du brukte til sammenføyning av regnearket. Opprett en ny e-post og skriv emnet og kroppen til e-postmeldingen. Du kan også legge til rik tekstformatering og inline bilder i e-postutkastet.
For å inkludere variabelfelt i e-posten, liker du Tittel og Etternavn, sett inn feltnavnene med feltnavn notasjon. For eksempel la vi til Tittel Etternavn til vår e-postadresse. Du kan også legge til variable felt i emnelinjen. Hvis du har lagt til vedleggsadresser for filvedlegg til postfusjonen, må du ikke legge til variabelfeltet til e-posten. De vil automatisk bli inkludert i e-postene.
IKKE klikk Sende.
Konfigurer Mail Merge
Gå tilbake til brevfilsamlingenes regneark og gå til Add-ons> Mail Merge With Attachments> Konfigurer Mail Merge.
Skriv inn informasjonen for e-postmeldingen, som Avsenderens fulde navn, CC-adresse, og BCC-adresse. Hvis Avsenderens e-postadresse er forskjellig fra Gmail-adressen du logget på som, velg e-postadressen fra rullegardinlisten. Den innloggede e-postadressen brukes også som Svar til adresse, men du kan endre det.
Klikk Fortsette.
Send en test-e-post
Å velge Bruk en eksisterende Gmail-utkastmelding som mal fra den første rullegardinlisten. Deretter velger du utkastet du vil bruke fra Velg Gmail Draft nedtrekksliste.
Det er en god ide å teste mailfusjonen din, så klikk Send en test-e-post.
Du mottar test-e-posten i kontoen du logget på, som på brevfeltet. De variable feltverdiene fra den første kontakten i den importerte listen blir brukt. Eventuelle filvedleggsadresser du har lagt til, legges til bunnen av meldingen. Du kan enten laste ned filen fra koblingen eller lagre filen på Google Drive-kontoen din.
Kjør Mail Merge
Gå tilbake til brevfilsamlingenes regneark og klikk Kjør Mail Merge å begynne å sende e-postene. Hvis du har lagt til datoer og tider til Planlagt dato kolonne for noen eller alle kontaktene, vil e-postene bli sendt da. E-post til kontakter uten planlagt dato og klokkeslett sendes umiddelbart.
Når brevfusjonen er fullført, klikker du Ferdig.
Gi nytt navn til Spreadsheet-flettingen
Meldings-regnearket lagres automatisk som standardnavn Untitled regneark. Hvis du vil bruke dette regnearket igjen, vil du kanskje gi det et bedre navn.
Hvis du vil endre navnet på brevfilsamlingen, klikker du på navnet i øvre venstre hjørne av regnearket.
Skriv inn et nytt navn. Dette nye navnet vises på regnearket.
Det nye navnet du skrev inn, brukes også som navnet på filen i Google Drive-kontoen din. Nå kan du bruke denne mailfusjonen igjen og endre den etter behov.
Postfusjon er også tilgjengelig som en innebygd funksjon i Word for Windows, Word for Mac og Outlook 2013 eller 2016 på Windows.
Bruker du postfusjon? Har du funnet andre måter å gjøre post slå sammen i Gmail, eller måter å gjøre post slå sammen i andre e-posttjenester? Gi oss beskjed om dine erfaringer i kommentarene.
