Slik lager du din egen faktura fra grunnen i Excel 2016

Microsoft Excel 2016 kommer med en mengde maler som er klare for deg å bruke med et enkelt klikk. Så hvorfor lage din egen faktura fra bunnen av? For å lage en egen tilpasset faktura i Excel 2016 kan du endre og justere fakturaen til dine spesielle behov. For det andre er det utrolig enkelt å gjøre når du lærer grunnleggende om formatering og formler. Etter at vi har gått gjennom denne opplæringen om å bygge en faktura i Excel 2016, har du de ferdighetene du trenger for å opprette fakturaer som gjør det du trenger dem til å gjøre. Det tar bare noen få minutter.

La oss komme i gang.

Opprette en tilpasset faktura-mal i Excel 2016: Det store bildet

Vi vil bryte ned konstruksjonen av fakturaen vår i Excel 2016 i flere forskjellige oppgaver:

• Formatering av tabellen i Excel: legge til rammer og størrelseskolonner
• Legge til etiketter og formateringsoverskrifter
• Legge til formler for totalsummer og subtotaler
• Formateringsnumre
• Beskytter regnearket
• Lagre regnearket som en mal

Det kan virke komplisert generelt, men oppgavene selv er enkle hvis du nærmer deg dem trinnvis.

Formatering av en fakturatabel: Legge til rammer og dimensjonskolonner

Når du formaterer fakturaen din, må du endre størrelsen på kolonnene og bruke kantene og omrissverktøyet. Tabellen du lager vil definere datainngangspunktene. La oss praktisere et par først.

Begynn med å endre størrelse på kolonne A til 12 enheter. Velg kolonne A, og klikk deretter Hjem, Format, Kolonnebredde og skriv inn 12.

Deretter lager du en blokk ved å velge celleområde A6: C10. Velg Hjem fanen, klikk på Borders menyen, velg deretter Tykk ytre kant. Opprett en ny boks ved å velge celleområde A12: C16 og gjenta deretter de samme trinnene for å bruke en tykk ytre kantlinje.

Nå som du vet hvordan grense- og omrissverktøyet fungerer, skal vi lage flere bokser i regnearket for å lagre informasjon. Noen av disse boksene vil bruke forskjellige grenseformater og kolonnestørrelser.

Endre størrelsen på kolonne E og F til 13 enheter. Endre størrelsen på kolonne G til 15 enheter.

Deretter lager vi en blokk fra celleområde F6: F13 og bruker en tykk kantlinje, men denne gangen, bare på venstre kant. Velg cellenes rekkevidde, og klikk deretter på Borders menyen, da Linjestil og velg den tykke linjen.

Klikk på Borders menyen og velg deretter Venstre kant.

Vi vet nå hvordan man bruker grenser i forskjellige stiler og layouter. Følg instruksjonene nedenfor for å utforme grensene for resten av fakturaen.

Blokker cellelinjer	Border Style
A18: F28	Klikk på Grense menyen, velg Tykk ytre kant
B18: B28	Klikk på Grense menyen, velg Venstre
F18: F28	Klikk på Grense menyen, velg Venstre
E18: E28	Klikk på Grense menyen, velg Venstre
A29: F31	Klikk på Grense menyen, velg Tykk ytre kant
F29: F31	Klikk på Grense menyen, velg Venstre og Ikke sant
F32: F34	Klikk på Grense menyen, velg Tykk ytre kant

Etter at du har brukt den aktuelle stilen, bør fakturaen din begynne å se ut som følgende.

Legge til etiketter og formateringsoverskrifter

Det neste trinnet er å legge inn etikettene for hver celleadresse med passende justering og skriftstørrelse. Her er noen eksempler på etiketter. Du kan erstatte hver etikett med din egen der det passer.

etiketter	Celladresse	Justering	Skriftstørrelse
Groovy Services	A1	Venstre	14
123 Groove Street	A3	Venstre	12
Beverley Hills, CA, 90210	A4	Venstre	12
Solgt til:	A6	Venstre	12
Sendt til:	A12	Venstre	12
Fakturanummer	E6	Ikke sant	12
Fakturadato	E7	Ikke sant	12
Vilkår	E8	Ikke sant	12
Salg Rep	E9	Ikke sant	12
Debet eller Kreditt	E10	Ikke sant	12
Mengde	A18	Senter	10
Beskrivelse	B18	Sentrert på tvers av kolonner; velg B18: D18 og klikk Flett og senter.	10
Enhetspris	E18	Senter	10
Beløp	F18	Senter	10
delsum	E29	Venstre	10
Avgift	E30	Venstre	10
Frakt	E31	Venstre	10
Betal dette	F33	Senter	10
Beløp	F34	Senter	10
Gjør sjekker betales til	C33	Venstre	12
Takk for at du kjøpte på Groovy Services	B37	Venstre	12
Groovy Services LLC	C34	Venstre	10
Faktura	F1	Venstre	14

Lag en blokk fra celleområdet A18: F18. Under Hjem-fanen klikker du på Cell Styles menyen, velg deretter ønsket stil for overskriftene dine. Jeg valgte oransje 60% - aksent 2.

Fakturaen din bør se ut som følgende på dette punktet.

Legge til formler for totale og subtotale beregninger

Nå er det på tide å få fakturaen til liv. Dette betyr at du legger til formler som kan hjelpe deg med å beregne kostnaden for dine varer og tjenester. Fakturaen din vil sannsynligvis kreve en betinget funksjon basert på verdien av et produkt eller en tjeneste valgt.

Formelen Hvis (Tilstand, Verdi 1, Verdi 2) produserer en verdi basert på tilstanden. Hvis tilstanden er sant, blir verdi 1 produsert. Hvis tilstanden er feil, blir verdien 2 produsert.

Den første formelen vi skal angi, beregner beløpet. For den spesifiserte avgiftstabellen vil vi beregne beløpet ved å multiplisere mengden (A19) etter enhedsprisen (E19). Men vi vil bare gjøre dette hvis rad er fylt inn. Ellers vil vår formel opprette en feil. For å unngå dette tilordner vi beløpscellen (F19) en tom verdi dersom kvantumcellen er tom.

I celle F19, skriv inn = IF (A19 =””,””, A19 * E19). Fortsett å fylle celleområdet F20: F28 med formelen.

Opprett formelen for subtotalen. I celle F29, skriv inn = SUM (F19: F28)

For å opprette formelen for skatt, gå til celle F30 og skriv inn = F29 * 0,50. Bytt ut 0,50 for hva din lokale skattesats er.

Skriv inn formelen for å beregne "Betal dette beløpet" i celle F32. Tast inn = F29 + F30 + F31

Formateringsnumre

Deretter vil du formatere høyre kolonne som valuta. Velg F19: F32, og klikk deretter på $ (regnskapsnummerformat) på Hjem-menyen i Nummer-delen.

Gjør det samme for E19: E28.

Legge til beskyttelse i regnearket

Nå som formatet og formlene på fakturaen er ferdig, vil du låse ned bestemte celler, slik at de ikke utilsiktet redigeres, og dermed bryter fakturaen. Du kan gjøre dette ved å aktivere beskyttelse på regnearket ditt. Før du aktiverer beskyttelse, må du låse opp cellene der du vil legge inn data.

Velg cellelinjer A17: E28. Gå til hjemmebåndet og klikk Format. Se etter Lock Cell. Hvis den er aktivert, fortsett og klikk den for å deaktivere den.

Gjenta de samme trinnene for følgende celleadresser og områder.

• F6: F10
• F31
• A7: C10
• A13: C16

Klikk på Format menyen, da Beskytt ark. Som standard blir "Beskytt regneark og innhold av låste celler," "Velg låste celler" og "Velg ulåste celler" merket. Innstilling av et passord er valgfritt og egentlig ikke nødvendig i dette tilfellet. Kontroller at disse innstillingene er valgt og klikk OK.

Nå vil regnearket ditt bli låst for redigering, med unntak av radene du har låst opp for å skrive inn data. Hvis du vil gjøre endringer i regnearket ditt, klikker du Format og så Unprotect Sheet ...

Alt som er igjen for deg å gjøre nå, er å lagre fakturaen som en mal, og ta den til et snurr. Klikk Fil > Lagre som… > klikk i type listefeltet, og velg deretter Excel-mal (* XLTX), klikk deretter Lagre.

Hver gang du trenger å opprette en ny faktura, kan du bare starte en mal og deretter skrive inn dataene dine. Selvfølgelig må du kanskje tilpasse fakturaen din basert på dine spesifikke behov og krav, men det bør være en bris nå, da du vet grunnleggende om formatering og formler.

Hvis du er ny i Excel eller trenger å børste opp de grunnleggende funksjonene i det populære regnearket, må du sjekke ut vår forrige artikkel som beskriver det grunnleggende hver ny Excel-bruker burde vite.