Metadata Cleaner Office dokumenter Metadata Opprydding og fjerning verktøy

Microsoft Office er en av de mest populære produktivitetssykkene som er tilgjengelige i dag. En mindre kjent funksjon i dokumentene er at når du oppretter, åpner eller lagrer et dokument i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, lagrer dokumentet ytterligere informasjon, kjent som metadata, uten din informasjon. Denne informasjonen er ment å bli brukt av ulike grunner, som for eksempel å forbedre redigering, visning, arkivering og gjenfinning av Office-dokumenter.

Office Dokumenter Metadata Management

Her er en liste over metadata som kan lagres i dokumentene dine:

1. Navnet ditt
2. Dine initialer
3. Ditt firma eller organisasjonsnavn
4. Navnet på datamaskinen din
5. Navnet på nettverksserveren eller harddisken der du lagret dokumentet
6. Dokumentrevisjoner
7. Dokumentversjoner
8. Navnene på tidligere dokumentforfattere
9. Malinformasjon
10. Skjult tekst eller celler
11. Personlige visninger
12. Andre filegenskaper og sammendragsinformasjon
13. Ikke synlige deler av innebygde OLE-objekter
14. kommentarer

De fleste av disse metadataene er lett tilgjengelige, og alt du trenger å gjøre er å åpne Office-programmet. Men det finnes andre metadata som bare er tilgjengelige når du tar spesielle trinn som å åpne et dokument i et lavnivå, binær filredigeringsprogram.

Mens slike Office-metadata har sine bruksområder, for å øke sikkerhetsnivået i datamaskinmiljøet ditt, beskytte identiteten i juridiske dokumenter eller av andre grunner, vil du kanskje ikke lagre slike metadata, eller hvis den er lagret, vil du kanskje fjerne den den.

Hvis du vil fjerne slike metadata manuelt, må du gjøre det ved å gå til Verktøy> Meny og Sikkerhet eller Brukerinformasjon. Eller du må kanskje gå til Fil> Egenskaper og åpne fanene Sammendrag, statistikk, innhold og egendefinert men dette er for kjedelig.

Microsoft Office Document Inspector

Office 2010 og senere programmer inkluderer a Dokumentinspektør som gjør at brukerne enkelt kan se metadataene for dokumentene og fjerne dem. Dette har gjort tingene enklere. Dokumentinspektøren gir deg en enkel måte å undersøke dokumenter på for personlig eller sensitiv informasjon, tekstfraser eller annet dokumentinnhold. For å åpne Dokumentinspektøren klikker du kategorien BackstageButton> Info> Søk etter problemer> Inspiser dokument.

Metadata Cleaner

Dokument Metadata Cleaner er et freeware som analyserer Word, Excel og PowerPoint-dokumenter og fjerner skjult og sensitivt Word, Excel og PowerPoint Dokumenter metadata informasjon, enkelt og raskt! Den lar deg rense ett eller flere dokumenter om gangen.

Metadata Cleaner 1

Metadata Cleaner 2

Metadata Cleaner 3

Metadata Cleaner 4

Du kan laste ned Metadata Cleaner her.

Det er et annet verktøy kalt Metadata Ekstraksjon forl som automatisk kan extractpreservation-relaterte metadata fra støttede filer og utdata som metadata i et standardformat (XML) for bruk i bevaringsaktiviteter. Men det sletter ikke metadataene.