Outlook Web App-funksjonen - Foreslå ny tid

Å arrangere lagmøter er en tøff oppgave, spesielt når arrangøren finner det ikke noe bra når alle kan møtes. Problemet kan imidlertid minimeres i en grad via Outlook nylig utrullet funksjon kalt Foreslå ny tid. Brukere som kjører Desktop-versjoner av Microsoft Outlook, kan være kjent med denne funksjonen. Det er en funksjon som lar deltakerne sjekke når alle, inkludert seg selv, er gratis, slik at et møte kan ordnes enkelt og uten mye trøbbel av arrangøren.

Alle deltakerne må gjøre, er høflig nektet den foreslåtte tiden for møte og foreslå annen egnet tid for møteorganisatoren å vurdere. Arrangøren kan da godta det beste nye tidsforslaget og raskt omplanere møtet.

Hvordan foreslå New Time-funksjonen fungerer i Outlook

Først sender en møte arrangør en forespørsel til alle deltakerne. Ved mottak av møteforespørselen kan tatendees finne forskjellige alternativer (Tentative, Decline og Suggest New Time) oppført sammen med vanlig 'Accept' -knappen under 'Mail' -delen.

Hvis det er konflikt over den foreslåtte tiden for møtet. En deltaker kan ganske enkelt klikke på knappen Forslag ny tid på invitasjonen eller på kalenderen hendelsen selv.

Når han er ferdig, finner han 3 valg som vises:

1. Godta og foreslå ny tid
2. Tentative og foreslå ny tid
3. Avvis og foreslå ny tid.

Når du har valgt en av de tre alternativene for forslag til ny tid, åpnes en strømlinjeformet visning av planleggingsassistenten.

Der kan du fylle ut passende detaljer og trykke på "OK" -knappen. Handlingen viser øyeblikkelig en ny e-postmelding, som automatisk adresserer arrangøren, med det nye tidspunktet. Du får også mulighetene for å legge til mottakere, i tillegg til arrangøren.

Når en møteorganisator mottar en e-post fra en deltaker som foreslår en ny tid, vises en melding i invitasjonen som indikerer at det er foreslått en ny tid for møteinvitasjon sendt tidligere.

Hvis arrangøren er mottakelig for endringer foreslått, redigerer han arrangementet. Planleggingsassistenten gjør at han kan vise den nåværende møtetiden sammen med alle nye tidsforslag han mottar fra alle deltakerne.

Dette forenkler for ham oppgaven med å finne, sammenligne alternativer og velge den som fungerer best for alle.

Når en ny timing er valgt for møtet, kan en arrangør sende en oppdatert invitasjon til alle deltakere.

Kilde.