Begynnerveiledningen til Google Sheets, The Online Rival To Excel
Ark er Googles svar på Microsofts Excel. Det er to store ting som setter Sheets bortsett fra Excel: Arkene er helt nettleserbaserte, og det er helt gratis å bruke. Den deler også mye av samarbeidspartnere og delingsfunksjoner som Docs har.
Forutsatt at du ikke vet noe om Ark allerede, la oss ta en titt under hetten på hvordan alt fungerer.
Google Sheets - det frie alternativet til Microsoft Excel
Hvis du allerede har en god forståelse av hvordan Microsoft Excel fungerer, vil du ikke ha noe problem med Google Sheets. Men la oss anta at du ikke vet noe om hvordan Excel fungerer heller.
Like Docs, Sheets har følgende ting går for det:
- Alt er helt online, slik at regnearkene dine er tilgjengelige fra alle Internett-tilkoblede datamaskiner eller mobilenheter.
- Alt er lagret automatisk, slik at du aldri trenger å bekymre deg for å miste noe viktig arbeid.
- Du kan invitere samarbeidspartnere til regnearkene dine og se dem redigere dokumentene i sanntid.
- Du kan chatte med samarbeidspartnere i regnearket i sanntid.
- Du kan se revisjonsloggen og rulle et regneark tilbake til en tidligere versjon.
Komme til Google Ark
Å komme til Google Sheets er enkelt. Du kan peke nettleseren din direkte på https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, som vil bringe deg her:
Eller du kan få tilgang til nettstedet via Google Disk.
Starte et nytt regneark
Etter at du har klikket på den blå knappen og blir tatt til neste side, klikker du på den blå NY knappen, da Google Sheets. Du kan nå velge et tomt regneark eller starte fra en mal.
Starte et tomt regneark
Hvis du velger et tomt regneark, bare gi det en tittel, og start deretter fylle inn cellene med data.
Starte et maleregneark
Hvis du velger malalternativet, ser du ganske godt utvalg å velge mellom.
Alle vanlige mistenkte er der - tidsplaner, gjøremålslister, budsjetter, kalendere, kostnadsrapporter, fakturaer og mange forskjellige sporingsmaskiner.
Laster opp og konverterer Excel regneark til Google Sheets
Det tredje alternativet for å starte et regneark er å ta et allerede eksisterende Microsoft Excel-regneark og laste det opp til Google Sheets-format. Du vil trenge å gjøre dette via Drive URL, men som Filopplasting Alternativet er ikke på siden Regneark.
Her er et salgsdata Excel-regneark som jeg har på min laptop. Jeg lastet opp det til Google Sheets for å få tilgang til og redigere. Forutsatt at filen ikke er for stor, tar opplasting normalt sekunder. En liten varslingsboks nederst til høyre på skjermen vil fortelle deg når den er lastet opp.
Men det har ikke blitt konvertert til Google Sheets ennå. Det har bare lastet opp Excel-arket så langt. For å konvertere det, høyreklikk på dokumentet og velg Åpne med-> Google-ark.
Det vil da lage en ny kopi av dokumentet i Arkivformat. Du kan deretter slette Excel-versjonen av dokumentet.
Arbeide med Google Sheets - Grunnleggende
Nå som du har et ark åpent og klart å gå, la oss ta en titt på noen grunnleggende funksjoner.
Sette inn rader og kolonner
Nå som vi har dokumentet vårt fullt av data, la oss si at vi ønsker å flytte dataene oppover, nedover eller sidelengs for å gi plass til nye data.
Dette er veldig enkelt. La oss begynne med å lage en ny kolonne. Først bare markere hva som må flyttes. Hvis du bare vil ha en ny kolonne, merker du kolonnen ved siden av den. Hvis du vil ha tre nye kolonner, markerer du tre ved siden av det.
Med dette dokumentet har jeg bare en kolonne. Så jeg markerte det fordi jeg vil flytte denne kolonnen til kolonnen B og ha A-kolonnen tom for andre data.
Med A-kolonnen uthevet, gå nå til Sett inn-> Kolonne igjen.
A-kolonnen vil nå være i kolonnen B, og kolonnen A vil nå være tom, klar for nye data.
Husk at alle endringer du gjør er reversibel. Enten gjennom versjonen sporing eller gjennom Rediger-> Angre.
Det er enda enklere å sette inn rader. Marker raden du vil flytte for å legge til den nye raden til. Så gå til Sett inn-> Rad over eller Sett inn-> Row under.
Og det skal gjøres. å ja.
Slette rader og kolonner
Det er også enkelt å slette rader og kolonner. Fremhev rad eller kolonne, og gå deretter til Redigere Meny. Du vil se et alternativ for å slette rækken, og når valgt, vil rækken forsvinne, og alt vil bevege seg opp for å fylle plassen.
Det er også et alternativ i Redigere menyen for å slette kolonnen.
Legg til eller slett nuller fra totalene dine
Noen ganger med tall, hvis du legger til noen nuller etter desimaltegnet, blir de automatisk fjernet når du klikker ut av cellen. Heldigvis er det veldig enkelt å sette nuller tilbake.
Marker cellen og klikk nullnøkknappen over den.
Juster dataene riktig
Hvis du er litt av en fin freak eller OCD, vil du at alt skal ordnes riktig. Noen ganger justerer noen celler til venstre og noen til høyre, som det er.
For å få dem alle lined opp rett som soldater, bare markere kolonnen (i dette tilfellet kolonne A), klikk på justeringsknappen og velg hvilken du vil.
Se nå at de sprer seg i en rett linje.
Formater tall som valuta, prosentandel og mer
Å skrive tall er en ting, men hvis du faktisk registrerer finansielle transaksjoner, så er det fornuftig å ha valuta, desimaltall og kommaer. På den måten kan du enkelt lese tallene. Eller det finnes andre måter tallene kan formateres på.
Så her er tallene som de ble skrevet inn.
Men hvis du markerer en eller flere av cellene, klikker du på 123 knappen (ved siden av skriftmenyen), så får du alternativer.
velge Valuta gjør figuren til riktig formatert valuta. Eller du kan ha en prosentandel, datoer, tid og mer. Hvert alternativ har ved siden av det hvilket nummeret vil se ut hvis det er valgt.
Hvis du vil ha en annen valuta, klikker du Flere formater på bunnen. Deretter Flere valutaer ...
Velg deretter valutaen din.
Lag et bord
Å lage et bord er helt enkelt. Bare marker området du vil lage et bord for. Deretter klikker du på knappen på menylinjen som ser ut som 4 firkanter stablet ovenpå hverandre.
Velg den du vil ha. For et bord ville det være den første på øverste raden. Hvis du klikker på det, får cellene svarte linjer rundt dem, og gir deg bordet ditt.
Farge cellene og dataene
Hvis du vil ha forskjellige fargede rader for eksempel, er det bare et tilfelle å markere den aktuelle raden. Deretter klikker du på fyll-fargeknappen (ved siden av skriftfargeknappen).
Velg en farge og cellene vil slå den fargen. Husk at hvis du har en mørk farge, trenger du en lettere skrift for at den skal vises.
Legg til klikkbare linker og kommentarer
For å opprette en klikkbar hyperkobling, skriv inn en gyldig nettadresse i cellen. Når du trykker på returknappen eller klikker ut av cellen, blir koblingen umiddelbart aktiv og klikkbar.
Å forlate kommentarer (hvis noen har sendt deg et Google-regneark) er litt annerledes enn Google Dokumenter. I Google Dokumenter sitter du åpent når du forlater kommentaren.
Men i Google Sheets, når du legger igjen en kommentar, er det angitt med en liten gul trekant i hjørnet av boksen. For å se kommentaren må du musen over den.
Sortering av data etter kolonner
Hvis du har et regneark med, for eksempel en liste over navn, vil du kanskje ha den i alfabetisk rekkefølge. Eller omvendt alfabetisk rekkefølge.
For å gjøre dette, merk kolonnene, og gå til Data Meny. Der kan du sortere hele kolonnen eller bare de uthevede cellene i den kolonnen.
Inviterende samarbeidspartnere
Invitere samarbeidspartnere er akkurat det samme som i Google Dokumenter. Alle som trenger å bli invitert til et Google-dokument, trenger en Google-konto. Dette kan enten være en standard gratis Gmail-konto eller en betalt Google Apps-konto.
Klikk nå på det blå DELE knappen øverst til høyre på skjermbildet Docs, og en boks vil hoppe opp.
Hvis du klikker på Få delbar lenke, Du har muligheten til å lage en kobling der noen kan få tilgang til dokumentet, forutsatt at de har linken. Du kan også redigere visningsrettighetene, for eksempel deres evne til å redigere arbeidet ditt eller bare lese det.
Eller hvis du foretrekker å invitere en bestemt person, kan du kopiere e-posten til Mennesker seksjonen, sammen med hva de har lov til å gjøre i dokumentet. Legg også til et notat hvis det er noe du vil fortelle dem.
Hvis du har folk i kontaktboken din for den e-postadressen, og en av dem er personen du ønsker å invitere, vil e-postfeltet automatisk automatisk fylles, noe som sparer litt tid.
Når personen aksepterer invitasjonen, ser du dem øverst på skjermen ved siden av SHARE-knappen.
Nedlasting av regnearket i et annet filformat
Når regnearket ditt er ferdig, kan det hende du vil eksportere det som et annet filformat.
Alternativene er litt annerledes enn de for Google Dokumenter. Tross alt, du er håndtere et regneark her som er et litt annerledes dyr enn et vanlig dokument.
Tredjeparts tillegg
Som med Google Dokumenter, har Sheets også tilleggsprogrammer fra tredjeparter som er utformet for å gjøre arbeidet enklere. For å få tilgang til menyen, gå til Add-Ons-> Få tillegg i øverste menylinje.
Her er noen av de beste.
Google Analytics
Fest Google Analytics-kontoen din til Google-regnearkene dine og få regelmessige rapporter i Analytics.
Malgalleri
Utvid ditt valg av maler enda mer med Malgalleri.
Flere skrifter
Som tittelen antyder, få flere fonter for regnearkene dine.
Konklusjon
Det er mange mennesker (selv inkludert) som hater Microsoft Excel med en lidenskap. Det er oppblåst, og derfor vanskelig å bruke. Men Google har forenklet regneark ved å gi deg bare de tingene du trenger og ikke mer. Det er en god tjeneste å bruke og arbeider briljant når samarbeid er nødvendig.
