Slik går Go-Google med Google Apps Del 2-e-postleveranser {Serie}

I den første artikkelen i denne "Go Google" -serien forklarte jeg hva Google Apps var så godt som Hvordan registrer domenet ditt med Google Apps. I dag i Del 2 i serien min skal jeg dekke opprette brukere i Google Apps-systemet og deretter kutte over domenet ditt for å aktivere Google Apps-e-post, slik at både du og brukerne dine kan begynne å bruke webgrensesnittet for Google Apps for e-post.
Prosessen er ganske rett frem, men groovyPosten er ganske lang så jeg skjønte at jeg også kan lage et kart for deg, slik at du kan hoppe rundt etter behov. Spørsmål eller kommentarer, vær så snill å slippe et notat i kommentarene eller i vårt fellesskapstøttede teknisk supportforum.

Artikkel kart

1. Opprett brukere og e-postadresser
2. Oppsett Catch-All Address
3. Opprett egendefinert nettpostadresse
4. Cutover MX Records
5. Test Email og CNAMES
6. Div. Sikkerhet og tilpasninger

Trinn 1 - Opprett brukerne og e-postadressene i Google Apps

Før vi konfigurerer Google Apps for å motta e-postmeldinger for vårt domenenavn (cutover MX-postene i DNS) Vi må først lage alle brukerkontoene for vår småbedrift, veldedighet osv. Selvfølgelig, hvis vi kutte over e-posten før du lager e-postadressene, vil posten hoppe, noe som ikke er bra.

1. Ganske enkelt Klikk Brukere og grupper Flik deretter Klikk Opprett en ny bruker

2. Fyll ut Fornavn, Etternavn så vel som brukernavnet og Klikk Opprett ny bruker.  Brukernavnet blir brukerens e-postadresse og logger inn på Google Apps.

Valgfri

Hvis domenet ditt har mer enn bare noen få brukere, anbefaler jeg at du bruker Bulk Upload funksjon som kan finnes fra både denne skjermen (Opprett flere brukere) eller fra Avansert verktøy fanen som vist på skjermbildet nedenfor.

3. Etter å ha opprettet brukeren, vil Google Apps presentere deg med en liten popup som inneholder all den informasjonen du trenger å gi til din medarbeider, inkludert deres brukernavn, passord, epostadresse og innloggingskobling for domenet ditt.

Også for enkelhets skyld er det 2 metoder for å få denne informasjonen til sluttbrukeren din. Jeg anbefaler å klikke på E-post instruksjoner knappen for å få informasjonen sendt til deg eller den nye brukeren.

Trinn 2 - Slik konfigurerer du Google Apps Catch-All Email Address

Når alle bruker- / e-postkontoene dine er konfigurert, bør du aktivere en grov Google Apps-funksjon kalt Fang-all adresse.  Catch-All-adressen gjør akkurat hva det høres ut som. Hvis noen sender en e-post til domenet ditt og adressen ikke samsvarer med en eksisterende brukerens e-postadresse, blir den levert til adressen du angir.

De Fang-all adresse er spesielt viktig for nylig migrerte domener hvor du kanskje har glemt å opprette en e-postadresse for en av dine ansatte eller avdelinger (som [email protected]). I stedet for å slippe eller returnere e-posten, leverer Google Apps e-posten til din Catch-all-adresse.

1. Klikk Tjenesteinnstillinger, e-post.  Klikk radioknappen Videresend eposten til: og Tast inn de epostadresse for fangst-alle.  Klikk Lagre endringer nederst på siden for å lagre den nye konfigurasjonen.

Personlig liker jeg å bruke min Admin-konto for Catch-All-adressen fordi jeg liker å sette opp kontoer på nettsteder ved hjelp av e-postadresser som [email protected]. Siden jeg ikke har konfigurert den adressen til noen av mine brukere, vil alle disse e-postene bli levert til postkassen min, og vi vil få adressen til Catch-All.

Trinn 3 - Opprett en egendefinert webmailadresse for dine brukere

Selv om du kan få tilgang til Google Apps ved hjelp av Outlook eller en annen e-postklient, er en av salgspoengene til Google Apps muligheten til å få tilgang til e-postadressen din fra en nettleser. Som standard er adressen imidlertid ikke veldig pen eller lett å huske:

http://mail.google.com/a/yourdomain.com

Gode ​​nyheter, Google Apps gir deg muligheten til å tilpasse lenken til noe mer attraktivt og lett å huske som http://webmail.yourdomain.com. Jeg anbefaler sterkt at alle aktiver denne funksjonen for å gjøre overgangen til Google Apps så glatt som mulig for sluttbrukerne dine.

1. Klikk Tjenesteinnstillinger Tab, Generell Flik deretter da Klikk Endre nettadresse under Nettadresse seksjon

2. Klikk de 2. radioknapp og skriv deretter inn adresse (sub-domene) du vil tildele til webmail-tilgangen din.  Klikk Fortsette når ferdig.

3. Følg instruksjonene på neste side for å opprette en CNAME-posten for den egendefinerte adressen du skrev inn Steg 2 ovenfor. # 3 og # 4 i bildet nedenfor er CNAME og destinasjon du må bruke når du konfigurerer CNAME-posten.

I den første artikkelen i min Google Apps-serie forklarte jeg hvordan du lager en CNAME-post for Dreamhost-domener, men hvis du ikke bruker Dreamhost for domenet eller DNS, er det en annen liste fra Google som forklarer prosessen for andre vanlige ISP / Hosting leverandører:

• GoDaddy.com
• ix web hosting
• 1and1
• EveryDNS.net
• Lunarpages
• Yahoo! Small
• No-IP
• DNS Park
• eNom
• Nettverksløsninger
• MyDomain.com
• Dreamhost
• Domain Direct
• gandi.net
• eurodns.com
• register.com
• myhosting.com
• Jeg vet ikke hvem verten min er

4. Etter at CNAME-posten din er opprettet og peker på ghs.google.com, Klikk Jeg har fullført disse trinnene.

Trinn 4 - Kutte Domain MX Records til Google Apps

Ok alle, brace dere selv! Nå er det på tide å kutte over MX-postene dine, som i Email talk betyr å konfigurere domenet ditt for å levere alt framtid e-post til Google Apps. Dette bør bare gjøres når du er 100% sikker på at alle e-postkontoene dine er opprettet og din Catch-All-innstilling er konfigurert (bare i kastet). Klar?

1. Klikk de Tjenesteinnstillinger Tab, e-post og Instruksjoner for hvordan du aktiverer e-post

2. LES ALT! OK, klikk på Endre MX-poster

Igjen, for å hjelpe de ikke-tekniske Google Apps-kundene, har Google gitt trinnene for å endre MX-posten til de vanligste / største ISP / Hosting-leverandørene. Hvis Hosting Provider ikke er oppført eller du er fullstendig forvirret, anbefaler jeg ikke at du får hjelp fra din ISP / Hosting-leverandør for trinn 3 nedenfor.

3. Klikk ned pilen for Viser instruksjoner for: og Å velge din Domenenavn / DNS-leverandør. Følg trinnene som er oppført for å endre MX-posten for domenet ditt.

Når MX-endringene dine er fullført, klikker jeg Jeg har fullført disse trinnene.

Merk: Igjen, hvis du er forvirret her, STOPP. Når du snakker rundt med MX-posten på domenene dine, er det bedre å betale $ 15-25 på et supportanrop enn å gjøre en feil og ødelegge e-posten for deg og dine ansatte.

På dette punktet bør du bli tatt tilbake til dashbordet ditt og alt skal ganske mye gjøres!

Trinn 5 - Test e-post og forskjellige CNAMES-konfigurasjoner

Siden du skal være Google Apps-systemadministrator, anbefaler jeg at du konfigurerer en egen e-postkonto et sted som mail.live.com eller mail.yahoo.com slik at du kan sende e-postmeldinger rundt for testing og andre formål. Dette er også en tid du bør teste ut den egendefinerte CNAMES du opprettet IE: webmail.yourdomain.com etc ...

Trinn 6 - Fullfør med noen få avsluttende touches

Selv om det ikke er nødvendig, anbefaler jeg deg også å konfigurere tidssoneinfo, sekundær kontaktinformasjon samt aktivere SSL når du og brukerne besøker Gmail, Kalender, Dokumenter og Nettsteder på Google Apps-kontoen / -domenet ditt.

1 - Klikk Domain Settings Tab, Generell.  Under Kontaktinformasjon, fyll inn en e-postadresse som ikke er knyttet til domenet ditt og Merk av i boksen I tilfelle glemt administratorpassord, send passord tilbakestillingsinstruksjoner til sekundær kontakt.

2 - Bla nedover og Angi tidssone og Merk av i boksen til Aktiver SSL på alle Google Apps-tjenestesider

Det er fortsatt mye du kan gjøre med Google Apps, men jeg tror at denne artikkelen allerede er lenge nok ...;) Så hold deg oppdatert for min neste artikkel, der jeg vil se gjennom de ulike alternativene som er tilgjengelige for tilkobling til Google Apps for å lese og administrere deg e-post.