Slik oppretter du nedlastingslister ved hjelp av datavalidering i Microsoft Excel

Data Validation lar deg gjøre ting som involverer kompliserte tilpassede innstillinger, slik at brukerne blir bedt om å velge et alternativ fra en liste eller begrense celler til bestemte datatyper. Det er ekstremt nyttig når du trenger å holde Microsoft Excel-data konsistente og standardiserte.

I dag skal jeg vise deg hvordan du lager en rullegardinliste i en celle ved hjelp av datavalidering. Selv om jeg tar skjermbilder med Excel 2016, er trinnene de samme hvis du bruker en eldre versjon, for eksempel Excel 2013.

Opprett en datatabel og listen over alternativer

Først sett opp en grunnleggende datatabell. Du kan enten skrive inn data manuelt eller kopiere og lime det fra en annen kilde.

Deretter skal vi legge inn en liste over alternativer for rullegardinlisten. Du kan gjøre det når du definerer datavalidering, eller du kan definere en liste på et annet sted på samme regneark eller på et annet regneark.

I dette eksemplet skal vi liste opp alternativene for rullegardinlisten på et annet regneark, så klikk på et av regneark-fanene nederst i Excel-vinduet.

Skriv inn hvert alternativ i en kolonne (eller rad), ett alternativ til en celle. Deretter går du tilbake til regnearket med dataene dine.

Slå på datavalidering for utvalgte celler

For dette eksempelet vil vi legge til rullegardinlister til Vurdering kolonne eller kolonne B. Velg cellene du vil legge til rullegardinlister også. I vårt tilfelle valgte vi B2 gjennom B10.

Deretter klikker du på Data tab.

I Dataverktøy delen, klikk på Datavalidering knapp.

Legg til en rullegardinliste over de valgte cellene

De Datavalidering dialogboksen viser. På innstillinger fanen, kan du ha Excel begrense oppføringer i de valgte cellene til datoer, tall, desimaler, tider eller en bestemt lengde.

For vårt eksempel, velg Liste fra Tillate rullegardinliste for å lage en rullegardinliste i hver av de valgte cellene.

Velg kilden for nedtrekkslistealternativer

Nå må vi angi kilden for alternativene i hver rullegardinliste. Det er to måter du kan gjøre dette på. Den første metoden innebærer manuelt å skrive inn alternativene i Kilde boks adskilt med kommaer. Dette kan være tidkrevende hvis du har en lang liste over varer.

Tidligere i denne artikkelen opprettet vi en liste over elementer på et eget regneark. Vi skal nå bruke den listen for å fylle ut rullegardinlisten i hver av de valgte cellene. Denne andre metoden er enkel å administrere. Du kan også skjule regnearket som inneholder alternativene (høyreklikk på regnearkfanen og velg Gjemme seg) når du distribuerer arbeidsboken til brukerne dine.

For å legge til listen fra det separate regnearket til rullegardinlisten din, klikk på pil opp på høyre side av Kilde eske.

De Datavalidering dialogboksen krymper ned til bare Kilde boks og du kan få tilgang til arbeidsboken din under dialogboksen. Klikk på fanen for regnearket som inneholder rullegardinmenyalternativene.

Deretter velger du cellene som inneholder alternativene. Regnearknavnet og celleområdet med alternativene legges til i Kilde boks på Datavalidering dialogboks.

Klikk på nedpilen på høyre side av Kilde boks for å godta inngangen og utvide dialogboksen.

Legg til en inngangsmelding

Du kan legge til en valgfri melding i rullegardinlisten. Kanskje du vil vise en hjelpemelding eller tips. Det er en god ide å holde meldingen kort.

Hvis du vil legge til en melding som vises når en celle som inneholder rullegardinlisten, er valgt, klikker du på Inngangsmelding fane. Deretter skriver du inn en Tittel og Inngangsmelding i boksene.

Legg til en feilvarsel

Et annet alternativ i rullegardinlisten er en feilmelding, som vil vise når en bruker prøvde å skrive inn data som ikke samsvarer med valideringsinnstillingene. I vårt eksempel, når noen skriver inn et alternativ i cellen som ikke samsvarer med noen av de forhåndsinnstilte alternativene, vises feilmeldingen.

For å legge til en feilmelding, klikk på Feilvarsel fane. Standardalternativet for Stil av feilvarselet er Stoppe. Du kan også velge Advarsel eller Informasjon. For dette eksempelet, godta standardalternativet for Stoppe i Stil nedtrekksliste.

Tast inn Tittel og Feilmelding for Feilvarsel. Det er best å holde feilmeldingen kort og informativ. Klikk OK.

Bruk din nye nedtrekksliste

Nå, når du klikker på en celle som du har lagt til en data valideringsliste, vises en rullegardinliste, og du kan velge et alternativ.

Hvis du har lagt til en Inngangsmelding I rullegardinlisten vises den når du velger en celle som inneholder rullegardinlisten.

Hvis du prøver å angi et alternativ som ikke samsvarer med noen av de forhåndsinnstilte alternativene, Feilvarsel du setter opp skjermer i en dialogboks.

Hvordan har du gjort bruk av rullegardinlister i Excel? Gi oss beskjed i kommentarene. Se også våre andre Microsoft Office-tips og veiledning for å lage nedtrekk i Google Sheets.