Slik lager du et bærbart dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A er en streng standard for Adobes bærbare dokumentformat (PDF) som føderale domstoler i USA krever for presentasjon og arkivering (det er her "A" kommer inn) av PDF-dokumenter. Her er en enkel teknikk for å lage PDF / Som det vil retten akseptere.

Konseptet bak PDF / A er enkelt, men instruksjonene som ulike leverandører gir, er forferdelig. Her er den enkle måten å gjøre det på. For mitt eksempel bruker jeg Adobe Pro 9.3, men dette fungerer på Adobe Standard 7 og nyere. Jo høyere versjonen, jo bedre.

Åpne først PDF-filen du vil konvertere til PDF / A. På overflaten vil en vanlig PDF og en PDF / A se på samme. Forskjellene er under hetten.

Velg File / Save som "Post Script." Den har .ps-utvidelsen.

Lukk PDF-filen din og åpne Acrobat Distiller.

Velg Innstillinger / Rediger Adobe PDF-innstillinger.

Gå til Fonter for å sikre at du legger inn alle skriftene i dokumentet. I dette tilfellet har jeg allerede innebygd min.

Åpne nå PDF.ps-filen din. Bare ved å åpne den, vil Distiller automatisk konvertere den til en kompatibel PDF / A.

Men er det virkelig kompatibelt? La oss sjekke.

Åpne din nyopprettede PDF i Adobe Pro (eller Standard) og kjør Preflight ved å gå til Avansert / Preflight.

Analysér nå. Velg PDF / A-1b med mindre retten ber om noe.

Ingen problemer funnet! De føderale domstolene vil akseptere det. Kontroller med ditt lands regjering - hvis du bor utenfor USA - for å se om PDF / A er et format som domstolene krever.

Hvis du eller firmaet ditt gjør noe føderalt arbeid, vil dette nye kravet til arkivering i PDF / A definitivt påvirke hvordan du lager og jobber med PDF-dokumenter.