Slik sporer du endringer i Word 2010

Hvis du noen gang trenger å redigere et dokument av noe slag, inklusiv en kontrakt eller en avtale, og ønsker at endringene og kommentarene dine skal skje, Sporendringer funksjon i Word 2010 har ingen like ... Virkelig. Det er så bra. Hvis du er advokat eller kontraktspesialist, vet du sannsynligvis allerede dette fra tidligere versjoner av Word, men hvis ikke, vær nøye og la meg introdusere deg til Track Changes-funksjonen i Word 2010 som finnes på Review Tab av båndet.

Trinn 1 - Starte innhold

For å starte opp, trenger du litt innledende innhold. Dette kan være noe du har skrevet, eller kanskje du er en lærer, så ta tak i et av studentene du må redigere. Sporendringer vil se på ALLE endringer gjort i et dokument slik at du kan være så kreativ som du liker med innholdet ditt.

Trinn 2 - Aktiver sporendringer

Å velge de Anmeldelse kategorien og deretter Klikk Sporendringer.

Trinn 3 - Rediger

Start motorene dine! Nå kan du redigere dokumentet så mye du vil, og endringene vil bli vist med en farget markering. Disse endringene anses ikke for permanente på dette punktet, men de vil bli lagret med dokumentet til de er "Akseptert"Eller"avvist.”

Trinn 4 - Kommentarer og tilleggsredigeringsverktøy

legge kommentarer er en enkel måte å kommunisere poeng som trenger avklaring eller bare en generell kommentar. Kommentarer vises på siden av dokumentet, men vises ikke i det endelige utkastet. Til Legg til en kommentar, Å velge en del av dokumentet og deretter Klikk Ny kommentar.* En boks vises på høyre side som du kan skrive inn for å formidle en bestemt melding til om redigering.

*Vær oppmerksom på at formatendringer som å legge til fet skrift, kursiv, understreke osv. ... vil resultere i en automatisk opprettet kommentar merket formatert.

Du kan også legge til Ballonger, som er systemgenererte kommentarer som vil vise redigeringshandlinger som er tatt på hver del av dokumentet. Viser revisjoner i ballonger er at jeg faktisk er min foretrukne metode for redigering og gjennomgang av dokumenter. Disse ballongene vil endres avhengig av om du ser på "Endelig: Vis markering" eller "Original: Vis markering”. Å gjøre dette Klikk Vis markering> Ballonger> Vis revisjoner i ballonger.

Trinn 5 - Rediger som en annen forfatter

Fargen som markeringer vil vises vil avhenge av hvilket forfatter (redigeringsnummer) du er av dokumentet. Den første redaktøren vil ha rød markering, den andre vil ha blå, og så videre. Identiteten til redaktøren bestemmes av brukernavnet som er knyttet til Office 2010-installasjonen. Du kan endre dette hvis du Klikk Spor endringer> Endre brukernavn...

Hvis du redigerer et dokument og deretter endrer ditt eget brukernavn, vil Word betrakte deg som en helt annen forfatter, og du kan deretter redigere dokumentet ved å bruke flere fargede markeringer. Hvis du gjør dette, må du huske det eksakte brukernavnet du brukte for hver farge fordi du bruker noe annet, vil du bare opprette en ny forfatter (og farge).

Trinn 6 - Godta eller avvise endringer

Med dokumentet fullstendig redigert, er du klar til å begynne å godta eller avvise endringer. Det er to forskjellige steder å gjøre dette; de Anmeldelse bånd Aksepterer knappen, eller Høyreklikk kontekstmenyalternativ.

I tillegg, fra båndet kan du hoppe over og Godta alle endringer i dokumentet for å forandre dokumentet i henhold til all oppmerkning.

Trinn 7 - Sammenligne eller kombinere dokumenter

Du kan bruke verktøyet Sammenlign til å vise dokumenter side om side og se hvilke forskjeller det er mellom dem. Dette vil fungere med NOEN to dokumenter, men det er bare veldig nyttig for dokumenter som er like eller har blitt endret. Nedenfor har jeg lastet inn både den opprinnelige versjonen og den ferdige reviderte versjonen for sammenligning.

Sammenligningsvinduet er stort, men det vil vise alle forskjeller og vil automatisk åpne Gjennomgang av ruten for å hjelpe deg med å spore endringer lettere.

Konklusjon

De Anmeldelse bånd i Office 2010 er et nyttig verktøy for samarbeid, skriving og redigering. I Word 2010 er verktøyet Track Changes spesielt nyttig og et must for alle som trenger å redigere et dokument og spore endringer / revisjoner. Dens endringssporing er kortfattet, lett å se, forstå og anvende.