Slik sporer du endringer i Word 2016 Dokumenter
Siden vi sist dekket denne funksjonen i Microsoft Word 2010, har det vært betydelige forbedringer som gjør sporendringer enda sterkere. Med tilgjengeligheten av Office Online kan brukerne utføre sanntids samarbeid på et dokument, og det er en av de spennende nye funksjonene vi ser på i denne artikkelen.
Aktiver og bruk sporendringer i Word 2016
Trinn 1: Starte innhold
Du må starte med noe innhold i dokumentet du samarbeider på. Denne delen av dokumentet blir skrevet av en annen bruker. Første avsnittet ble skrevet av meg.
Trinn 2: Aktiver sporendringer
For å begynne å spore endringer, gå til Anmeldelse kategorien og klikk Sporendringer i sporing gruppe (du kan også trykke på CTRL + SHIFT + E.)
Når sporendringer er aktivert, vil du se en ballong for hver forfatter på høyre side av skjermen.
Trinn 3: Redigering
Sporendringer i Word bruker fargekoordinasjon for å unngå forvirring. Den første forfatteren er blå og den andre er rød. Når flere forfattere gjør endringer, får de også en unik farge.
Når det gjøres endringer i dokumentet, vises en vertikal linje ved siden av avsnittet for å angi endringene som er gjort i dokumentet. Legg merke til at første ledd ikke har dette fordi Sporendringer ble ikke aktivert inntil videre inn i dokumentet. Når du klikker på Vis sporendringer bar, aktiveres det umiddelbart et høydepunkt for alle redigeringene som er gjort i dokumentet sammen med deres kommentarer. Hvis du holder den aktivert, og du gjør endringer, vil du se endringene i sanntid mens du skriver og sletter.
Trinn 4: Kommentarer, ballonger og tilleggsredigeringsverktøy
Hvis du vil legge til en kommentar på et ord eller et avsnitt, marker du det og velg deretter Anmeldelse kategorien og klikk Ny kommentar i kommentarer gruppe. Dine kommentarer vil da vises på høyre side av dokumentet når dokumentet er ferdiggjort; du kan slå dem av.
En av de tingene du vil legge merke til når du bruker spesielle formateringer som Fet, Kursiv eller Understrekk, legges en kommentar automatisk til sporendringene som heter formatert.
Du kan også tilpasse hvordan du vil at ballonger skal vises på dokumentet. Hvis du for eksempel vil se alle revisjonene som er lagt til i dokumentet av hver forfatter, klikker du på Anmeldelse fanen> Vis markering meny> ballonger > Vis revisjoner i ballonger.
revisjoner
Gjennomgangspanelet (Anmeldelse > Gjennomgang av ruten) Lar deg vurdere alle endringer av hver forfatter som du kan se vertikalt eller horisontalt på skjermen. Du kan klikke på et ord eller et avsnitt i Revisjon-panelet, og det naviger automatisk til den delen av dokumentet.
Trinn 5: Godta eller avslå Endringer gjort til dokument
Hvis du godtar endringene som er gjort i dokumentet, kan du godta eller avvise dem. Klikk på Vis sporendringer-feltet for å markere endringer som er gjort av den andre forfatteren, og gå til Anmeldelse fanen, klikk på Aksepterer knappen for å bekrefte.
Du vil nå legge merke til at endringene blir brukt umiddelbart.
Trinn 6: Sammenlign eller kombinere dokumenter
En annen praktisk funksjon forfattere kan dra nytte av er evnen til å versjon spore et dokument. Hvis to forfattere for eksempel forkaster de samme dokumentene i to kopier og fortsetter å jobbe på dem separat, kan de senere sammenligne de to versjonene og kombinere dem. Så lenge de er like i struktur, kan du kombinere de to opprette et endelig dokument.
For å sammenligne og kombinere endringer, velg Anmeldelse Klikk, klikk Sammenligne velg deretter originaldokumentet i feltboksen, velg deretter den reviderte versjonen, og klikk deretter OK.
Microsoft Word vil da presentere en trefanevisning av dokumentet som viser hovedskjermbildet som det endelige dokumentet med kombinert innhold og de originale og alternative kopiene i en mini-vinduesrute. Når du ruller gjennom, kan du sammenligne endringene. Dette gjøres fortrinnsvis på en skjerm med nok skjermoppløsning.
Når du er klar til å kombinere dokumentene til en endelig kopi, går du tilbake til Anmeldelse faneklikk Sammenligne klikk deretter Kombinere velg originaldokumentet i feltboksen, velg deretter den reviderte versjonen og klikk deretter OK.
Du vil da se det kombinerte dokumentet sammen med endringene gjort av andre forfattere i en annen farge.
Integrasjon med Office Online
En av killeregenskapene til Google Apps har vært sin samarbeidsverktøy i sanntid. Microsoft har endelig fått tak i sin Office Online-pakke, som har en nettbasert versjon av Word. En ny funksjon i Word 2016 er muligheten til å dele og se hvem som jobber med dokumentet ditt. For å gjøre det, klikk på Dele knappen og lagre dokumentet i OneDrive-mappen din.
Delningsruten vil da vise ytterligere alternativer, med muligheten til å invitere personer til å redigere dokumentet med forskjellige begrensninger. Du vil også legge merke til Blokkforfattere, og begrensingsalternativene er nå aktivert i Beskytte gruppe. Hvis du bruker Office 365 i en bedriftsinnstilling, kan du invitere forfattere til å samarbeide.
For denne artikkelen vil jeg bruke Få en delingskobling som jeg vil sende e-post til flere forfattere jeg vil samarbeide med på dokumentet.
Når du eller den andre forfatteren legger inn Word Online og foretar endringer, blir andre personer som samarbeider på dokumentet, varslet i sanntid.
Her kan du se lagrede redigeringer laget av den andre forfatteren er fargekodet i et blått høydepunkt.
Når en forfatter ikke lenger redigerer dokumentet, blir du varslet innen Word 2016.
Som du ser, er sporendringer enda sterkere med samarbeidspartnerne i sanntid. Enten du jobber med store eller små prosjekter, kan Word 2016 gjøre det enkelt å holde alle på samme side. Fargekoordinering, deling, sanntidsredigering og cloud-integrasjon med OneDrive, legger til en overbevisende opplevelse.
