Hvordan komprimere og redusere postboksstørrelsen i Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, Klienten for Outlook eller Live e-posttjeneste, lagre e-post og vedlegg offline. Når du mottar og sender e-post, fortsetter databasen å øke. Mens det sørger for at du kan få tilgang til e-postmeldinger når det ikke er koblet til Internett, betyr det også at størrelsen på postkassen fortsetter å ekspandere. I dette innlegget vil vi dele hvordan du kan komprimere og redusere postboksstørrelsen i Microsoft Outlook.

Komprimer og reduser postboksstørrelsen i Microsoft Outlook

Ulempen med å ha en større postkasse er at det bremser opplevelsen. Det tar lengre tid å åpne og søke etter noe. Dessuten begrenser e-postleverandører som Office 365 maksimal størrelse på postkassen. Det betyr at med mindre du reduserer postboksstørrelsen i Microsoft Outlook, kan du ikke sende eller motta e-post.

Hvor lagres alle dataene i Outlook-postkassen

Hvis du bruker POP- eller IMAP-funksjonen, lagres alle filene, e-postene, mappene, kontaktene, etc. i Outlook Data File (.pst). Hvis du bruker Office 365, Exchange eller Outlook.com-kontoen, er postboksdataene tilgjengelige i en Outlook Outlook-datafil (.ost). Selv om du sletter e-post og vedlegg kan det hende at hvis du lagrer all informasjon i PST-filen, krymper den ikke i seg selv.

Merk: Vi har diskutert to måter å slette filer fra Outlook. Hvis du bruker dem, og deretter manuelt reduserer filstørrelsen på postkassen, vil den hjelpe videre.

Komprimer og reduser Outlook Data File (.pst)

Fordelen med PST-filen er at når du sletter e-post, komprimerer den automatisk databasen i bakgrunnen. Komprimeringsprosessen skjer når du ikke bruker Outlook. Du kan også velge å komprimere det ved å følge trinnene som nedenfor manuelt:

1. Åpne Outlook, og slett elementer som du ikke trenger. Når du fjerner, går filene i mappen "Slettede elementer". Høyreklikk og tøm det.
2. Klikk på Fil> Kontoinnstillinger>Kontoinnstillinger.
3. Bytt til Datafiler fane. Velg datafilen du vil komprimere. Klikk deretter på innstillinger.
4. Klikk fanen Avansert> Outlook Data File Settings.
5. I dialogboksen Outlook Data File Settings klikker du Kompakt nå og klikk deretter OK.

Avhengig av PST-filstørrelsen kan det ta flere minutter å komprimere.

Komprimer og reduser en offline Outlook-datafil (.ost)

Mange e-postkontoer bruker en offline Outlook-datafil til å lagre data. OST eller offline Outlook Data File ligner PST eller Outlook Data File med ett unntak. Du kan ikke importere fra eller eksportere til en offline Outlook-datafil (.ost).

1. Klikk Fil > Kontoinnstillinger, Kontoinnstillinger.
2. På Datafiler fanen, klikk på datafilen du vil komprimere, og klikk deretter innstillinger.
3. Klikk på Avansert fanen> Outlook Data File Settings.
4. I dialogboksen Outlook Data File Settings klikker du Kompakt nå og klikk deretter OK.

Bruk Mail Cleanup Tool

Outlook tilbyr innebygd post opprydding verktøy, eller du kan bruke verktøyet for oppbevaring av Outlook-vedlegg for å søke etter gamle og store meldinger som du kan slette eller flytte til en PST-fil. Det kan også fjerne kopien av e-postmeldinger som er i konflikt med e-postserveren. Noen ganger sletter vi filer fra serveren, men de er fortsatt tilgjengelige på klienten som bruker plass.

Kjør Mailbox Cleanup-verktøyet

1. Klikk på Filer> Verktøy> Oppringing av postkasse.
2. Velg Vis postkassestørrelse, Finn elementer eldre enn, Finn gjenstander større enn, Vis slettede elementer Størrelse, Tomte slettede elementer-mappe, Vis konfliktstørrelse eller Tomte konflikter for å utføre ønsket oppgave.

Bruk opprydningsverktøy for opprydding

Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 og andre har et verktøy for å rydde opp samtaler. Samtaler eller e-posttråd er det samme. "Samtaleverktøyet" er smart. Det vil evaluere innholdet i hver melding, og hvis delen av e-posten er tilgjengelig i noen av forhåndsmeldingene, vil den slette den.

Du har tre alternativer flere alternativer for å komprimere og redusere postboksstørrelsen i Microsoft Outlook

• Rengjør sjekker på den valgte samtalen.
• Mappe rydder opp den valgte mappen.
• Ryd opp mappe og undermapper sjekker også på undermapper.

Dette er de beste tipsene for å komprimere og redusere postboksstørrelsen i Microsoft Outlook. Men sørg alltid for at du ikke ved et uhell sletter filer som er avgjørende.

Les neste: Hvordan optimalisere og øke hastigheten på Microsoft Outlook.