Slik legger du til ingen svar Alle og Nei Videresend til Outlook 2007 og Outlook 2010

Jeg pleide å ha denne veldig cushy jobben som CTO av en hipster Web 2.0 sosial bærekraftig øko-mote oppstart i Portland. En skjebnesvangre dag ble det plutselig mye mindre komfortabelt etterpå en enkel feil med Svar alle knappen i Outlook. Men takket være et nytt Outlook-plugin, Svar alle feil er virkelig en ting fra fortiden.

Historien - jeg kunne ha brukt denne plugin år siden

Så om min cushy CTO jobb ... Tittelen betydde ikke mye, siden hele jobben min var å skaffe "inspirasjon" fra videospill garderober ved å spille dem hele dagen. I tillegg fikk jeg alle de ikke-GMO veganske gummibærene jeg kunne spise. Men det hele avsluttet en skjebnesvangre dag da jeg mottok en e-post fra min kompis i regnskap. Det var en masse e-post:

"Alle, har stor BBQ denne wknd-pls RSVP av EOB. PS! BYOB. Thx, J. "

Jeg hadde ikke lyst til å gå fordi jeg visste at min eks ville være der, så jeg gjorde en tilfeldig unnskyldning og sparket den av.

Jeg tror mine eksakte ord var: "Så lei meg, kan ikke gjøre det. Sonisk diaré. Du forstår.”

For sent forstod jeg min fatale feil. I min hast hadde jeg rammet Svar alle. En etter en hørte jeg de små tingene som var anmeldere til mine kolleger om at de hadde nye e-postmeldinger. Mine ører viste seg rødt rødt, da jeg følte øynene deres kikket over hyttene for å stirre i horror i min generelle retning. Jeg regnet med å gå inn på badet for å skjule, men det ville bare bekrefte hva min forferdelige e-post hadde bekjentgjort. Forhaltet, jeg tok resten av dagen av - måtte ikke engang gjøre unnskyldning, siden sjefen hadde lest e-posten om mine galaktiske tarmproblemer. Det tok mange år med terapi å få slutt på marerittene som holdt meg våken inn i de små timene om morgenen, og svulmet i min usynlige kokong av skam. Men jeg fikk aldri over mitt rykte som "sonisk diaré fyr" på kontoret. Jeg ble sosialt utryddet. Ingen snakket til meg på julebordet unntatt denne veldig skumle tyske fyren, kalt Hertzgüt. Og når lavkonjunkturen rammet, var jeg den første til å gå (noe lamm unnskyld om eksisterende forhold).

Ok, det skjedde aldri med meg. Men det kan skje med deg. Det er med mindre du installerer NoReplyAll Outlook-tillegget akkurat nå. Denne lette tilleggsfilen til Microsoft Outlook 2010 og Microsoft Outlook 2007 legger til to knapper i Outlook-båndet. En lar deg forhindre at mottakere videresender e-posten din. Den andre stopper brukerne fra å sende et svar til alle mottakere. Det gjør også noen andre ting, og det har noen begrensninger, men det er den største fordelen med denne gratis 0.29 MB nedlasting. La meg vise deg hvordan det fungerer.

Slik deaktiverer du Svar alle og fremover i Outlook 2010 eller 2007

Trinn 1

Last ned NoReplyAll Outlook-tillegg.  Pakk det og løpe setup.exe.

Steg 2

Aksepterer den nødvendige EULA (sluttbruker lisensavtale) og gjennomgå de vanlige sikkerhetsadvarslene, er oppsettet veldig enkelt og greit. Om nødvendig, start datamaskinen på nytt etter at installasjonen er fullført.

Trinn 3

Åpen Outlook og begynne å komponere en ny e-post. Du vil legge merke til dine skinnende nye knapper i øverste høyre hjørne av båndet i "Besvaringsalternativer" -delen.

Trinn 4

Klikk de Ingen Svar Alle og / eller Nei Videresend knappen for å aktivere funksjonene. De vil bli opplyst og deprimert når de aktiveres, det vil si når alle svarer og / eller videresending er deaktivert.

Trinn 5

Send e-posten som vanlig. Nå, når mottakerne åpner meldingen, blir svaret Alle og / eller Videresende knapper grå. (Hvis de spør, "Hei, hvordan gjorde du det?" Send dem her.)

Også, hvis de forsøker å bruke hurtigmenyen, blir de avvist av en terskelig varslingsmelding.

Nå om de fordelene og begrensningene jeg nevnte ...

Bonusfunksjoner

Gavin Smyth, Microsoft Research fyren som satte denne add-in sammen, bestemte seg for å kaste inn noen ekstra funksjonaliteter bare for det. For brukere av Outlook 2007 la han til en advarsel som varsler deg om du sender en e-post uten emne (Denne funksjonen er allerede innebygd i Outlook 2010).

For både brukere av Outlook 2007 og Outlook 2010 skapte han en funksjon som varsler deg om du har glemt et vedlegg. Det gjør det ved å tillate deg å bygge en liste over søkeord som utløser varselet (dvs. "vedlagt" eller "vedlegg"). For å forhindre at advarselen om manglende vedlegg utløses feilaktig (det vil si ved en juridisk ansvarsfraskrivelse i din signatur), kan du sette opp sammenhenger der søkeordene blir ignorert. Å endre sammenhenger og søkeord, Klikk Verktøy, velge alternativer og Klikk de NoReplyAll Valg fanen i Outlook 2007. I Office 2010, NoReplyAll Alternativer-fanen vises i Fil Meny.

Begrensninger og overveielser

Så langt fungerer NoReplyAll Outlook-tillegget bare for engelske installasjoner av Outlook. Plus, som du kan forestille deg, vil det ikke stoppe de som ikke bruker Microsoft Outlook, fra å svare alle eller videresende meldingen. Hvis du for eksempel deaktiverte videresending og sendt en e-post til en Hotmail- eller Gmail-bruker, kan de fortsatt svare på alle og videresende meldingen. Og hvis noen virkelig var villig til å undergrave deg ved å videresende dine inkriminerende e-poster, kan de fortsatt kopiere og lime dem inn i en ny e-post. Men gitt at denne funksjonen er mest kritisk i uhellssynlig intra-office kommunikasjon (hvor alle sannsynligvis vil bruke Outlook) som den fiktive situasjonen som er beskrevet i begynnelsen av dette innlegget, bør NoReplyAll Outlook-tillegget vise seg å være svært nyttig, særlig siden mottakerne ikke trenger å ha tilleggsprogrammet installert for at det skal fungere.

Selvfølgelig er den beste øvelsen for masseemails å adressere meldingen til deg selv og BCC-mottakere, i stedet for å koble dem eller sette dem i feltet "Til:". BCC forhindrer alle mottakere i å se hvem e-posten ble sendt til, og hvis du ikke bruker den, bør du.